Privacy en jouw documenten
Wie we zijn
Group Leader wordt uitgebaat door [Managing Trade — EZ-Groups / Menin Gate, ondernemingsnummer en adres], het bedrijf achter de huizen waar je boekt. Voor de documenten in de kluis werken we in opdracht van jouw school of touroperator, die beslist wat erin komt en wie het ziet; voor je aanmelding en het spoor van wat er in de kluis gebeurde, zijn we zelf verantwoordelijk. Vragen: [privacy@… / contactpersoon].
Wat we bewaren, en waarom
De reis: data, huis, groepssamenstelling en kamerlijst komen uit je boeking; niets wordt twee keer ingetikt.
Je documenten: alles wat jij of je reisleiders indienen tegen de lijst van documentsoorten — tickets, buspapieren, lijsten, toestemmingen, identiteitskopieën, medische fiches. We bewaren ze zodat de groep er onderweg en aan de grens bij kan. Voor iets anders gebruiken we ze niet.
Je aanmelding: je e-mailadres, naam en taal, de eenmalige codes die we sturen, en een spoor van wie wat indiende, deelde, wiste of downloadde, en wanneer.
Wie wat ziet
Alleen wie een zitje op de reis heeft, ziet haar documenten: de organisator ziet alles van zijn reis; een reisleider ziet wat met de reis gedeeld is en nooit een factuur of ander gelddocument. Een document is alleen van jou tot je het deelt. Onze medewerkers kijken niet in de kluis.
Hoe lang
Gevoelige documentsoorten — identiteitsdocumenten, medische fiches, lijsten met persoonsgegevens, toestemmingen — worden zeven dagen na vertrek automatisch gewist: de sleutel die ze opent wordt vernietigd en het bestand wordt onleesbaar, ook in back-ups. Andere documenten blijven zolang de reis bestaat; wie een document indiende, kan het altijd wissen. Het spoor van wat er in de kluis gebeurde bewaren we [5 jaar] als bewijs van correcte verwerking.
Hoe we het beschermen
Elk document ligt versleuteld met een eigen sleutel op onze eigen servers in België; je meldt je aan met een eenmalige code, niet met een wachtwoord; uploads worden gecontroleerd en foto's herleid tot pixels, waardoor ook locatiegegevens verdwijnen. De gedownloade reisbundel staat op jouw telefoon: vergrendel je telefoon en wis de bundel na de reis.
Je rechten
Wat je zelf indiende, kan je in de app altijd bekijken, aanpassen en wissen. Voor al het andere — inzage, wissen, bezwaar — richten leerlingen en ouders zich tot de school of touroperator die de reis organiseert; de school richt zich tot ons en wij antwoorden binnen een maand. Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Verwerkersvoorwaarden voor scholen en touroperators
Onze verwerkersvoorwaarden (wat we in jouw opdracht doen, hoe we het beveiligen, hoe we helpen bij verzoeken en datalekken, en wanneer we wissen) maken deel uit van de boekingsvoorwaarden en zijn volledig op te vragen via [privacy@… / contactpersoon]. Kort: we verwerken alleen zoals de toepassing je laat opdragen, we gebruiken geen subverwerkers voor de inhoud van de kluis, we melden een datalek binnen 24 uur, en we wissen de documenten van een reis of een persoon op jouw schriftelijk verzoek binnen [5 werkdagen].