Datenschutz und Ihre Unterlagen
Wer wir sind
Group Leader wird betrieben von [Managing Trade — EZ-Groups / Menin Gate, ondernemingsnummer en adres], dem Unternehmen hinter den Häusern, die Sie buchen. Für die Unterlagen im Tresor handeln wir im Auftrag Ihrer Schule oder Ihres Reiseveranstalters, die entscheiden, was hineinkommt und wer es sieht; für Ihre Anmeldung und das Protokoll dessen, was im Tresor geschah, sind wir selbst verantwortlich. Fragen: [privacy@… / contactpersoon].
Was wir aufbewahren, und warum
Die Reise: Daten, Haus, Gruppenzusammensetzung und Zimmerliste stammen aus Ihrer Buchung; nichts wird zweimal eingegeben.
Ihre Unterlagen: alles, was Sie oder Ihre Reiseleitungen gegen die Liste der Dokumentarten ablegen — Tickets, Busunterlagen, Listen, Einverständnisse, Ausweiskopien, medizinische Bögen. Wir bewahren sie auf, damit die Gruppe unterwegs und an der Grenze darauf zugreifen kann. Für etwas anderes nutzen wir sie nicht.
Ihre Anmeldung: Ihre E-Mail-Adresse, Name und Sprache, die Einmalcodes, die wir senden, und ein Protokoll, wer was abgelegt, geteilt, gelöscht oder heruntergeladen hat, und wann.
Wer was sieht
Nur wer einen Platz auf der Reise hat, sieht ihre Unterlagen: Die Organisation sieht alles ihrer Reise; eine Reiseleitung sieht, was mit der Reise geteilt wurde, und nie eine Rechnung oder andere Geldunterlage. Ein Dokument gehört nur Ihnen, bis Sie es teilen. Unsere Mitarbeiter schauen nicht in den Tresor.
Wie lange
Sensible Dokumentarten — Ausweise, medizinische Bögen, Listen mit persönlichen Daten, Einverständnisse — werden sieben Tage nach der Abreise automatisch gelöscht: Der Schlüssel, der sie öffnet, wird vernichtet, und die Datei wird unlesbar, auch in Sicherungen. Andere Unterlagen bleiben, solange die Reise besteht; wer ein Dokument abgelegt hat, kann es jederzeit löschen. Das Protokoll dessen, was im Tresor geschah, bewahren wir [5 Jahre] als Nachweis korrekter Verarbeitung auf.
Wie wir sie schützen
Jedes Dokument liegt mit eigenem Schlüssel verschlüsselt auf unseren eigenen Servern in Belgien; Sie melden sich mit einem Einmalcode an, nicht mit einem Passwort; Uploads werden geprüft und Fotos auf Pixel reduziert, wodurch auch Standortdaten verschwinden. Das heruntergeladene Reisepaket liegt auf Ihrem Handy: Sperren Sie Ihr Handy und löschen Sie das Paket nach der Reise.
Ihre Rechte
Was Sie selbst abgelegt haben, können Sie in der App jederzeit einsehen, ändern und löschen. Für alles andere — Auskunft, Löschung, Widerspruch — wenden sich Schüler und Eltern an die Schule oder den Reiseveranstalter, der die Reise organisiert; die Schule wendet sich an uns, und wir antworten innerhalb eines Monats. Sie können sich auch bei Ihrer Datenschutzbehörde beschweren.
Verarbeitungsbedingungen für Schulen und Reiseveranstalter
Unsere Verarbeitungsbedingungen (was wir in Ihrem Auftrag tun, wie wir es sichern, wie wir bei Anfragen und Datenpannen helfen und wann wir löschen) sind Teil der Buchungsbedingungen und vollständig erhältlich über [privacy@… / contactpersoon]. Kurz: Wir verarbeiten nur so, wie die Anwendung Sie es anweisen lässt, wir setzen keine Unterauftragsverarbeiter für den Inhalt des Tresors ein, wir melden Ihnen eine Datenpanne innerhalb von 24 Stunden, und wir löschen die Unterlagen einer Reise oder einer Person auf Ihre schriftliche Anfrage innerhalb von [5 Werktagen].