Confidentialité et vos documents
Qui nous sommes
Group Leader est exploité par [Managing Trade — EZ-Groups / Menin Gate, ondernemingsnummer en adres], la société derrière les maisons que vous réservez. Pour les documents conservés dans le coffre, nous agissons pour le compte de votre école ou tour-opérateur, qui décide de ce qui y entre et de qui le voit ; pour votre connexion et l'historique de ce qui s'est passé dans le coffre, nous sommes responsables nous-mêmes. Questions : [privacy@… / contactpersoon].
Ce que nous conservons, et pourquoi
Le voyage : dates, maison, composition du groupe et liste des chambres viennent de votre réservation ; rien n'est saisi deux fois.
Vos documents : tout ce que vous ou vos responsables déposez selon la liste des types de documents — billets, documents de car, listes, autorisations, copies de pièces d'identité, fiches médicales. Nous les conservons pour que le groupe y accède en route et à la frontière. Nous ne les utilisons pour rien d'autre.
Votre connexion : votre adresse e-mail, votre nom et votre langue, les codes à usage unique que nous envoyons, et un historique de qui a déposé, partagé, supprimé ou téléchargé quoi, et quand.
Qui voit quoi
Seules les personnes ayant une place sur le voyage voient ses documents : l'organisateur voit tout de son voyage ; un responsable de groupe voit ce qui a été partagé avec le voyage et jamais une facture ou autre pièce financière. Un document reste le vôtre tant que vous ne le partagez pas. Notre personnel ne regarde pas dans le coffre.
Combien de temps
Les types de documents sensibles — pièces d'identité, fiches médicales, listes avec données personnelles, autorisations — sont effacés automatiquement sept jours après le départ : la clé qui les ouvre est détruite et le fichier devient illisible, sauvegardes comprises. Les autres documents restent tant que le voyage existe ; qui a déposé un document peut le supprimer à tout moment. L'historique de ce qui s'est passé dans le coffre est conservé [5 ans] comme preuve d'un traitement correct.
Comment nous le protégeons
Chaque document est stocké chiffré avec sa propre clé sur nos propres serveurs en Belgique ; vous vous connectez avec un code à usage unique, pas un mot de passe ; les envois sont contrôlés et les photos réduites aux pixels, ce qui supprime aussi les données de localisation. Le dossier de voyage téléchargé se trouve sur votre téléphone : verrouillez-le et supprimez le dossier après le voyage.
Vos droits
Ce que vous avez déposé vous-même, vous pouvez le consulter, le corriger et le supprimer à tout moment dans l'application. Pour tout le reste — accès, effacement, opposition — les élèves et les parents s'adressent à l'école ou au tour-opérateur qui organise le voyage ; l'école s'adresse à nous et nous répondons dans le mois. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de votre autorité de protection des données.
Conditions de traitement pour les écoles et tour-opérateurs
Nos conditions de traitement (ce que nous faisons sur vos instructions, comment nous le sécurisons, comment nous aidons pour les demandes et les violations, et quand nous effaçons) font partie des conditions de réservation et sont disponibles en intégralité via [privacy@… / contactpersoon]. En bref : nous traitons uniquement comme l'application vous permet de l'ordonner, nous n'utilisons aucun sous-traitant pour le contenu du coffre, nous vous notifions une violation dans les 24 heures, et nous effaçons les documents d'un voyage ou d'une personne sur votre demande écrite dans les [5 jours ouvrables].